av Som leder er det viktig at du medvirker til å utvikle et godt ytringsklima, der dine medarbeidere kjenner seg trygge på at det å gi uttrykk for sine meninger er noe som ønskes.
Å ta opp vanskelige ting, og det å skape gode prosesser rundt dette, forutsetter tillit og en opplevelse at vi vil hverandre vel. Utvikling av en god og konstruktiv tilbakemeldingskultur vil ikke bare bidra til å løse oppdraget bedre neste gang, men også bidra til ivaretagelse av personellet i avdelingen. I et godt ytringsklima opplever dine medarbeidere bekreftelse, av folk er til stede i samtalene og er aktivt lyttende. Med andre ord: de oppleves ekte.
Du kommuniserer tilbakemeldinger hele tiden; gjennom dine handlinger og dine ordvalg skaper du mening for de rundt deg. Din bevissthet rundt dette avgjør om du oppfattes som effektiv (Bass, 2008, s.402). Vær en rollemodell og bruk enhver anledning til å vise de rundt deg hva du mener. Det er disse små handlingene som til sammen skaper endringer i organisasjonskulturen.
En organisasjonskultur der man tør å gi og motta tilbakemeldinger, og i tillegg be om det, vil inspirere til felleskap og individuell vekst.
Utvikling og effektivitet gjennom tilbakemelding
«Det vi oppnår ved å gi hverandre tilbakemelding og være åpen, er at vi lærer hvordan andre oppfatter oss og ved det lærer vi noe om oss selv» (Henriksen og Skjevdal, 1995, s. 215)
For å kunne opprettholde effektivitet i oppdragsløsningen, er det viktig å aktivt støtte og oppmuntre til kontinuerlig læring og nyskaping. Det å gi en konstruktiv tilbakemelding innebærer å dele informasjon eller oppfatninger med en annen om kvaliteten og virkningen av personens oppførsel. Ved å være opptatt av måten du gir tilbakemeldinger på, kan du som leder/medarbeider bidra til å øke engasjementet, selvtillit og kvaliteten på relasjonene i avdelingen.
Et utgangspunkt for tilbakemelding må være å bidra til læring; «å ville den andre vel». Dette betyr ikke at tilbakemeldingen skal «pakkes inn i ull», den skal være tydelig og presis.
La dine tilbakemeldinger være utviklingsorienterte:
- Fokuser på adferd fremfor person.
- Unngå å undergrave din egen tilbakemelding med ordet MEN.
«Jeg synes du holdt et strålende innlegg på møtet i sted, MEN jeg har noen forbedringer til deg».
- Å gi en positiv tilbakemelding krever mot. Vær modig, tør å utfordre deg selv gjennom å gi (og be om) tilbakemelding. Noen ganger må du gå imot sterke gruppeprosesser, og være modig nok til å ytre et positivt budskap når de andre har fokusert utelukkende på det negative.
- Skal du nå frem til den andre, bør du være bevisst på hvilke ord du velger, og benytte deg av jeg-utsagn. Gjennom en slik tilnærming så setter du ikke negative merkelapper på den andre, men gir en større mulighet for at hen lytter til det du har å si.
Her er en måte å gi en tilbakemelding på som kan være til god hjelp. Ved å bruke Jeg-utsagn tar tilbakemeldingen utgangspunkt i deg selv, og en tydelig tilbakemelding kan dermed være lettere å ta imot for mottaker.
Her er et eksempel på en tilbakemeldings struktur med JEG-utsagn:
- BESKRIVE DEN ANDRES ATFERD
«Når du prater og avbryter mens jeg holder mitt innlegg…….»
- BESKRIVE EGNE FØLELSER/REAKSJONER
«……blir jeg usikker………»
- BESKRIVE HVILKE KONSEKVENSER DETTE HAR FOR DEG
«…..og det fører til at jeg blir stotrete og får ikke frem det budskapet jeg ønsker å formidle»
(Henriksen og Skjevdal, 1995 , s.217)
En god tilbakemeldingskultur er avhengig av tillit.
Siden du ikke vet hva de rundt deg kommer til å si når du ber dem om tilbakemelding, så er det sannsynlig at du går til noen du har tillit til for å søke tilbakemelding. Det samme gjør de rundt deg. Du vil få flere og bedre tilbakemeldinger dersom du klarer å etablere tillit til tilbakemeldingsprosessen. Tillit bygges gjennom åpenhet og respekt for andres meninger. For å få til dette må du lytte. Det kan bety at du må bevege deg utenfor din komfortsone og kanskje gi slipp på dine egne holdninger og løsningsforslag. For å bygge tillit er du avhengig av å være villig til å tro på at den andre vil deg vel og at det finnes en god intensjon bak denne tilbakemeldingen. I dette ligger det også en risiko. En risiko for å gjøre seg selv litt sårbar for tilbakemelding. Sårbarhet krever tillit. Denne tilliten er organisasjonen avhengig av for å kunne fasilitere for læring.
Det er viktig at tilbakemelding gis og mottas hensiktsmessig. Vurder når tilbakemeldingens skal gis. Skal du gi en spontan tilbakemelding eller er det en planlagt (utviklingssamtale, medarbeidersamtale etc) ?
Å gi en strukturert tilbakemelding kan sees på i tre faser:
- Forberedelse (samle fakta, bevissthet rundt egne tanker, har du en hypotese om hvorfor dette skjer, være oppmerksom på konteksten dette skjedde i)
- Overlevering (gjøres som de tre trinnene i den grønne firkanten– se ovenfor)
- Oppfølging ( det å følge opp en tilbakemelding er ofte undervurdert. Endringer kan ta tid og det er viktig å anerkjenne de små skrittene mot en endring.)
Tren også på å motta tilbakemelding. Det kan være utfordrende å motta en tilbakemelding uten å begynne å motargumentere. Lytt til det som blir sagt. Be heller om at vedkommende utdyper tilbakemeldingen du fikk.
Les mer her om tilbakemeldingstrappen:
Lykke til med tilbakemeldingen.
Referanser:
Bass, B.M (2008). The Bass Handbook of Leadership. Free Press
Henriksen, R og Skjevdal, R (1995). Håndbok i lederskap for Luftforsvaret. Luftforsvarsstaben
